Het zal niet als een verrassing komen dat de AVG inmiddels alweer enkele jaren van kracht is. Toch kan het soms nog steeds uitdagend blijven om deze volledig na te leven. Dit werd pasgeleden weer onderstreept door berichten dat de Nederlandse toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens (AP), te maken heeft met flinke achterstanden door het aantal meldingen. Maar: dit betekent ook dat de AP potentiële overtredingen actief onderzoekt, wat weer de noodzaak van AVG-naleving duidelijk maakt. In deze blog willen we graag een minder technisch aspect van de AVG-naleving belichten, wat toch verstrekkende gevolgen kan hebben voor de nalevingsstatus van jouw bedrijf.
Als de ondertekenaar van een privacybeleid niet begrijpt wat erin staat, is het officieel zelfs ongeldig. Gelukkig kun je je privacy- of cookiebeleid gemakkelijk bij ons laten vertalen. Vraag nu vrijblijvend een offerte aan.
De effecten van taal zijn in deze context makkelijk te onderschatten. Een transparant geformuleerde AVG-verklaring is natuurlijk belangrijk voor bedrijfsactiviteiten in de thuismarkt, maar dit belang is minstens zo groot bij een uitbreiding naar het buitenland. Bij het formuleren van deze verklaring staat 7.2 van de AVG centraal:
Indien de betrokkene toestemming geeft in het kader van een schriftelijke verklaring die ook op andere aangelegenheden betrekking heeft, wordt het verzoek om toestemming in een begrijpelijke en gemakkelijk toegankelijke vorm en in duidelijke en eenvoudige taal zodanig gepresenteerd dat een duidelijk onderscheid kan worden gemaakt met de andere aangelegenheden.
In dit artikel lezen we dat teksten omtrent de AVG-implementatie zowel toegankelijk en begrijpelijk moeten zijn, als in een taal waarvan te verwachten is dat de doelgroep deze begrijpt. Het is relatief makkelijk om aan deze criteria te voldoen in je thuismarkt, maar voor een buitenlands publiek kan dit al snel tot uitdagingen leiden. Ook is het belangrijk om op te merken dat dit artikel niet alleen slaat op verzoeken om toestemming, maar ook op verwerkingsverklaringen en arbitrageprocedures.
Voor een website met een internationaal publiek kan dit betekenen dat je een vertaalde versie van je bestaande AVG-teksten zult moeten aanbieden. Soms zal een enkele Engelstalige versie genoeg zijn voor de hele EU-markt, al raden we aan dit altijd te laten toetsen door de relevante nationale toezichthouders. Als er een kans bestaat dat de doelgroep de Engelse taal niet voldoende beheerst om een geïnformeerde beslissing over toestemming te nemen, is het altijd veiliger om vertaalde teksten te gebruiken.
Zo’n vertaling moet natuurlijk voldoen aan dezelfde eisen op het gebied van begrijpelijke taal en moet dus op de doelgroep worden afgestemd. Een ingewikkelde, formele vertaling voor een website gericht op een breed publiek zou kunnen botsen met de vereisten van transparante, begrijpelijke taal. Daarom is het een goed idee om een vertaalbureau te kiezen dat gespecialiseerd is in websitevertaling en ervaring heeft in deze combinatie van ICT en juridische teksten. Ook raden we aan betrokken te blijven bij het vertaalproces en zoveel mogelijk relevante informatie over je doelgroep en eventuele stijlgidsen voor externe communicatie te delen.
Het lijkt misschien overdreven om dit een nalevingsrisico te noemen. Voor dit soort situaties moet je echter naar de letter én de geest van de AVG-wet kijken. Artikel 7, zoals hierboven is aangehaald, betekent in de praktijk dat, indien niet wordt voldaan aan de voorwaarden voor transparante, begrijpelijke taal, toestemming op basis van deze verklaring ongeldig verklaard kan worden, omdat de kans bestaat dat de lezer niet heeft begrepen waar hij of zij akkoord mee ging. En in deze context betekent dat dat gegevens die op basis van deze toestemming worden verwerkt, eigenlijk worden verwerkt zonder toestemming. Daarom is het taalgebruik hier misschien wel net zo belangrijk als de technische kant van je AVG-implementatie.
